« 電子書籍って便利かも | ホーム | みんな、FONだ! »

AccessとWordで楽チン年賀状宛名作成

今年の年賀状はAccessとWordを使って作ることにした。もともと手書き派ではあるが、忙しい昨今、楽させてもらうことに↓。うちのPCにはWord2003およびAccess2003が入っている。連名も継承も含めてうまく載せることができた。

まず、Accessで住所録を作るのだが、郵便番号や住所以外に、年賀状印刷に適応するため、列を「姓」「名前1」「名前2」…「名前4」まで作ることにした。今のところ俺周辺では連名5人以上は必要ない。

あと、以前にも書いたけど「年賀状」という列もつくって、「テーブル」をデザインビューで開き、年賀状の「データ型」を「Yes/No型」にしておく。そうすれば、テーブルの年賀状列はチェックボックスが表示されるので、今年年賀状を出す人にはチェックしていく。

あとはそれぞれのデータを入力すればAccess側の作業は終了。

次に、Wordで年賀状のテンプレートを作る。ツール→はがきと差し込み印刷→はがき印刷、と選んでいくと便利なことにウィザードが出てくるので、「宛名面の作成」を選択。

ウィザードでは
1.「年賀/暑中見舞い」を選択(背景にはがきを表示する、も選択)

2.縦書き/横書きを選択

3.フォント、番地の書式を選択

4.差出人情報を記入(つけたくなければ、「差出人を印刷する」のチェックをはずす)

5.「他の住所録ファイルを差し込む」を選択して、「参照」をクリックしてAccessのデータファイルの場所を記入。宛名の敬称も記入。

これで一応完成。

連名を加える
デフォルトのままではうまくフィールドが一致していないと思うので、思い切って変える。とりあえず姓名の部分を消して、「差し込み印刷フィールドの挿入」を選択し、Accessで作った「姓」を挿入。同じく、姓の下に「名前1」その隣に「名前2」…「名前4」まで挿入。これで連名があれば表示されるようになる。

ポイントは敬称。いろいろ調べてみたけど、よくあるのは、Accessで名前それぞれに対して敬称のフィールドをつくり(例えば今回なら4個のフィールド)、名前ごとに敬称を指定する、というやり方。でも、これだとなんだかスマートではないではないか。

ところで、WordにはIf文が使えるようである。ということで、「名前が存在すれば敬称をつける」という作戦を実行。一人目の敬称はまあよい。その隣に名前2の人の敬称を付けるわけであるが、ここにカーソルを移動してきて、「Wordフィールドの挿入→If...Then...Else(If文)」を選択。フィールド名には「名前2」を選び、比較の部分では「空白でない」を選択。比較対象は空欄でいい。挿入する文字列の欄に「様」と記入。これだけ。「名前3」「名前4」の敬称に対しても同様の操作を繰り返す。

これで、名前があるときだけその下に敬称がつくようになった。

あとは印刷するだけ。かなり楽ちん。

トラックバック(0)

トラックバックURL: http://keitaro.krbys.net/mt5/mt-tb.cgi/518

コメントする

このブログ記事について

このページは、keitaroが2006年12月16日 23:05に書いたブログ記事です。

ひとつ前のブログ記事は「電子書籍って便利かも」です。

次のブログ記事は「みんな、FONだ!」です。

最近のコンテンツはインデックスページで見られます。過去に書かれたものはアーカイブのページで見られます。